Общи положения
Настоящата политика има за цел да предостави на работещите в дружеството и нашите партньори информация относно условията и реда за вътрешно подаване на сигнали съгласно българското законодателство и законодателството на ЕС, както и извършването на вътрешна проверка от страна на дружеството във връзка с подадените сигнали.
Политиката има за цел:
- да информира сигнализиращите лица за възможностите, с които разполагат, когато подават сигнали за незаконна/неетична дейност, злоупотреби/нелоялни практики и всякаква друга информация за нарушения в дружеството.
“Информация за нарушение” по смисъла на българското законодателство е информация, включително основателни подозрения, за действителни или потенциални нарушения, които са извършени или е много вероятно да бъдат извършени в организацията, в която работи или е работило сигнализиращото лице, или в друга организация, с която то е или е било в контакт по време на работата си, както и за опити за прикриване на нарушения.
- да насърчи всички лица да се чувстват уверени/спокойни да изразят своите съмнения за нарушения на възможно най-ранен етап с цел предприемане на своевременни действия от страна на дружеството;
- да осигури възможност на сигнализиращите лица да получат обратна връзка по подадения от тях сигнал и предприетите действия по него;
- да увери сигнализиращите лица и лицата, които им помагат в процеса на подаване на сигнал или са свързани със сигнализиращото лице и се опасяват, от понасяне на репресивни действия поради сигнализирането, че ще бъдат защитени от всякакви възможни репресии, заплахи, тормоз и други действия по отмъщение, ако са направили разкриването на нарушенията добросъвестно и с цел защита на обществения интерес.
Дружеството ни се явява и администратор на лични данни по смисъла на Общия регламент относно защитата на личните данни по отношение данните на сигнализиращите лица, както и на данните на засегнатите лица от сигналите, за което съответните лица – субекти на лични данни са уведомени.
Политиката се ръководи от следните нормативни актове:
- Директива (ЕС) 2019/1937 на Европейския парламент и на Съвета от 23 октомври 2019 г. относно защитата на лицата, които съобщават за нарушения на правото на Съюза (т.нар. Директива за сигнализиране на нарушения);
- Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН), както и посочените в приложението към закона актове на Европейския съюз;
- Регламент (ЕС ) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица по отношение на обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО („Общ регламент относно защитата на личните данни“);
- Закон за защита на личните данни;
- Относно защитата на личните данни Дружеството– Администратор на лични данни, следва приетите и актуализирани вътрешноправни актове в областта на защитата на лични данни.
Обхват и действие на политиката
Политиката е публикувана на сайта на Интрама и е задължителна за служителите на Интрама Инвест ЕООД и Интрама Протек ЕООД, както и за всички лица, които попадат в категорията „сигнализиращи лица“ съгласно посоченото в настоящата политика.
Политиката ще бъде предмет на редовно преглеждане и актуализиране най-малко веднъж на три години. При прегледа на правилата за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях ще бъдат отчетени промените в приложимото българско и европейско законодателство в областта на защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения, както и практиката по прилагането на този закон. За всяка промяна сигнализиращите лица ще бъдат уведомявани своевременно.
Процедура по вътрешно подаване на сигнали
- Въведение
Терминът „подаване на сигнали за нарушения“ се използва, за да опише разкриване, от страна на служител или друго лице, на предполагаемо нарушение в организацията, за която работи – в случая Интрама.
Каналът за вътрешно подаване на сигнали за нарушения е процесът, при който на даден служител се предлага правна защита, когато той подава информация за нарушения относно организацията, за която работи. Това може да бъде: неправомерно поведение или неправилно според сигнализиращия състояние на нещата в самата организация, или поведение, което представлява нарушение на законите, посочени в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, или други актове на Европейския съюз, или поведение, което представлява опасност за обществото или финансовата система.
Сигналите за нарушения трябва да се отнасят за защита на обществения интерес и може да се отнася до злоупотреби, неправомерни действия, риск или незаконни производства, което вреди или създава риск от увреждане на отделни лица, по- широката общност или заобикалящата среда.
Дали даден сигнал е в обществен интерес, респ. в интерес на дружеството, ще зависи от:
- броя на засегнатите хора;
- естеството и въздействието на нарушението;
- кой е нарушителят;
Това означава, че сигналът трябва да преследва въздействие, което е по-широко от личните конфликти на служителя с друг служител. Лични оплаквания, свързани с работата, не отговарят на изискванията на защита съгласно Законите за защита на лицата, подаващи сигнали или публичнооповестяващи информация за нарушения или тази Политика.
Лице, подаващо сигнал за нарушения чрез вътрешния канал, има право на защита, при условие че:
а) е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването й и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения;
б) е подало сигнал за нарушение при условията и по реда на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и настоящата Политика.
Дружеството ни подкрепя своите служители, изпълнители и всички други външни лица относно сигнализирането за дейности, на които лицата са станали свидетели и са преценили, че тези дейности противоречат на правилата на Интрама или на законовите норми и установени практики.
Чрез внедряването на канал за вътрешно подаване на сигнали дружеството ни предоставя различни начини за подаване на сигнали, които гарантират защитата на самоличността на сигнализиращото лице/ засегнатите лица. Относно разкриване на самоличността на сигнализиращото лице се изисква неговото изрично съгласие.
По същия начин се процедира и относно разкриването на друга информация, която може да се използва за извеждане на самоличността на сигнализиращото лице или на засегнатите лица (освен в случаите, когато това се изисква от закона).
Навременното сигнализиране за всякакви предполагаеми нарушения и неправомерни практики е препоръчително, защото би улеснило бързото разследване на случая, което, от своя страна, ще подобри шансовете за прикриване на доказателства от засегнатите лица.
- Кой може да подаде сигнал?
Сигнали могат да подават служители, изпълнители и лица, на които е станала известна незаконна дейност/злоупотреба и друга незаконна практика, в нарушение на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, извършени в дружеството или от него/негови служители/свързани лица и т.н.
Понятието “сигнализиращо лице” следва да се тълкува разширително, като се насърчава подаването на сигнали при всякакви подозрения. Дружеството ни ще направи проверка и ако няма основание за разследване, сигнализиращото лице няма да носи отговорност за подаването на сигнала, респективно неговата самоличност няма да бъде разкривана. Ако по някаква причина, данните на засегнатите лица, бъдат разпространени, без да е налице законово основание за това, засегнатите лица имат право на вреди.
Сигнализиращи лица са както работници, служители или други лица, които полагат наемен труд в дружеството, независимо от характера на работата или от начина на заплащането (включително бивши служители, чието трудово правоотношение е прекратено към момента на подаване на сигнала), така и лица в преддоговорни отношения, изпълнители по граждански договори или други лица, които полагат труд без трудово правоотношение, стажанти, доброволци, доставчици, съдружници, акционери, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество. Сигнализиращо лице може да бъде и всяко лице, което подава сигнал за нарушение, станало му известно в работен контекст.
“Работен контекст” са настоящи или минали работни дейности в рамките на дейността на дружеството, чрез които, независимо от тяхното естество, лицата получават информация за нарушения.
Защита се предоставя и на лица, свързани със сигнализиращото лице, като колеги или роднини без ограничение в степените.
- За какво може да се подаде сигнал?
Сигнал може да се подаде за всякакви нарушения и неправомерни практики в дружеството/организацията, на които сигнализиращото лице е станало пряк или опосреден свидетел, като например:
- данни за престъпления;
- данни за нарушения на принципите и/или процедурите на дружеството/ организацията, които водят до неправомерни практики и закононарушения;
- данни за тормоз, дискриминация или злоупотреба с вещества,
- данни за нарушения на правилата, свързани със защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни и сигурността на мрежовите и информационните системи;
- данни за заплахи за здравето и/или безопасността на хората;
- данни за увреждане на околната среда;
- нарушения на други законови задължения;
- неправомерни практики и злоупотреби;
- корупционни практики, нелоялни практики, както и всякакви опити за прикриване на информация относно някое от гореизброените.
Изброяването не е изчерпателно, а примерно посочва само част от нарушенията.
Този документ не се прилага за сигнали, за които има съответния отделен ред за защита (например по защита на личните данни) или не отговарят на изискванията на закона, съгласно посоченото по-горе.
Сигнализиращите лица могат да подадат сигнал, както за минали, така и за настоящи и вероятни бъдещи практики и нарушения.
Сигнализиращите лица могат да подадат сигнал директно и до други органи, но препоръчваме, особено, когато сигналът касае практики, пряко свързани с дружеството ни и дейността, която извършваме, да подавате сигналите директно до нас.
Няма изискване сигналът Ви да бъде подкрепен с доказателства. Дружеството ни ще извърши съответните проверки и при необходимост, ще се свърже със сигнализиращото лице за представяне на доказателства.
Ако служителят на дружеството има подозрение или съмнение дали за дадено действие трябва да бъде подаден сигнал, то е препоръчително да обсъди въпроса с някое от лицата на ръководна позиция, на което може да се има доверие и което не е замесено по никакъв начин в случая, след което да прецени дали да депозира сигнала. Разбира се, горното не е задължително изискване, а се препоръчва с цел избягване на подаването на сигнали за маловажни случаи, нямащи общо със Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
Препоръчваме на сигнализиращия да следва вътрешното си убеждение и ако е убеден, че сигналът му е свързан с нарушения, препоръчително е да бъде подаден.
Препоръчително е сигнализиращото лице да не споделя каквато и да е информация за възможни подозрения с никого, замесен в случая, или трети лица, различни от лицата, от което се търси поверителен съвет.
Всеки, който сигнализира за въпрос, попадащ извън обхвата на законодателството за защита на лицата, сигнализиращи за нередности, ще бъде уведомен с мотивиран отказ за разследване и проверка, без неоправдано забавяне.
- Управление на подаването на сигнали
Редът и начините за подаване на сигнали се определят от Вътрешните правила за подаване на сигнали за нарушения съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
Не се образува производство по анонимни сигнали.
Подаването на сигнали от сигнализиращите лица се извършва посредством осигурени от Интрама канали – представляващи вътрешни такива по смисъла на Директива № 2019/1937 и Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Закона), без тази възможност за подаване на сигнали посредством друг вид канал по Директивата и Закона да бъде ограничена.
Компетентен орган за външно подаване на сигнали е Комисията за защита на личните данни, съгласно Закона.
Сигналът може да бъде подаден, чрез каналите за вътрешно или външно подаване или и по двата начина, както и посредством публично оповестяване по смисъла на Закона.
Установените от ИНТРАМА канали за подаване на сигнали са:
4.1. Писмен сигнал
- Подаването на сигнала се осъществява с изпращането на писмено съобщение на следния e- mail адрес: signal@intrama-bg.com или под формата на писмо на адрес: ул. "Сан Стефано" 2, 9300 Добрич.
- Писменият сигнал следва да е подаден чрез формуляр, който е Приложение към настоящата Политика и е на разположение на сайта на Интрама, както и може да бъде предоставен от лицата, отговарящи за обработване на сигналите в структурата на Интрама.
- Получените сигнали постъпили на указания по-горе e-mail се обработват по сигурен начин, гарантиращ поверителността на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала и са достъпни само за лицата, отговарящи за обработване на сигналите на Интрама. Постъпилият сигнал и всяка информация свързана с него е строго поверителна.
4.2. Устен сигнал
- Устният сигнал се подава на място на адрес ул. "Сан Стефано" 2, 9300 Добрич или м."Селски ливади" кв.34,№349 4201 с. Бенковски, Община Марица, Област Пловдив, посредством лична среща с лицето/лицата, отговарящи за обработване на сигналите в уговорен между страните подходящ срок.
- Разговорът, извършените действия, представените доказателства и др. се отразяват в протокол, който се подписва от страните.
- При подаване на устен сигнал, лицата които предприемат действията по инициирането на такова подаване, са задължени да се самоидентифицират и да посочат данни за обратна връзка с тях;
- При необходимост от поправка и/или допълнения на протокола, същите се отразяват от отговорното лице, приемащо сигнала и се подписва от страните.
При подаване на сигнала, независимо от предпочетения метод, задължително следва да се предостави най-малко следната информация:
а)данни на сигнализиращото лице– три имена, адрес, телефон за обратна връзка, факс и електронен адрес на подателя, ако има такъв;
б)имената на лицето, срещу, което се подава сигнала и неговата месторабота в случай, че са известни на сигнализиращото лице;
в)конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на самото деяние или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице;
г)дата на подаване на сигнала;
д) подпис, електронен подпис или друга идентификация на лицето, подало сигнала.
Приемането, администрирането и безпристрастното разследване на сигналите се извършва само от упълномощени за това служители, действащи като „компетентни лица“ да извършат вътрешна проверка, съгласно законодателството за защита на лицата, сигнализиращи за нередности. Техните имена и длъжност са определени в заповед на работодателя.
- Право на защита на сигнализиращите лица
Дружеството ни гарантира, че служителите, отговарящи за разглеждането на сигналите и всички други лица, имащи достъп до сигналите, са ограничен брой и са поели всички законови ангажименти да пазят поверителността на данните и конфиденциалността на случая, до който са станали свидетели.
Лицата, засегнати от сигнала, имат право на справедливо отношение по време на вътрешната проверка. Това включва безпристрастна и обективна оценка на съответните факти, забрана за дискриминация и защита на личните данни, както е предвидено в приложимите правни разпоредби.
Личните данни на тези лица се обработват и могат да бъдат предадени и самоличността и разкрита, само и единствено, ако това е необходимо за финализиране на разследването и сигналът има основание да бъде предаден за разследване на съответните органи.
- Заключение и оценка от вътрешната проверка
Въз основа на получената информация от вътрешната проверка се извършва преценка дали даден сигнал е сериозен и подлежи на предаване на компетентните органи. В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали:
а) организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на съответния задължен субект;
б) предлагат предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
в) насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
г) препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
Заключенията от вътрешната проверка се описват във файл, който се пази в архив на дружеството. Заключенията се анонимизират, освен ако е необходимо, с оглед разследването, да бъдат предадени на съответните органи с разкрита самоличност. В случаите, когато това не е било необходимо, самоличността остава анонимизирана.
Сигнализиращото лице ще бъде уведомено за заключението от вътрешната проверка в 30-дневен срок от получаване на сигнала. Този срок може да бъде удължен при сложни случаи до 30 дни, но не повече от два пъти. Сигнализиращото лице ще бъде уведомявано за всяко удължаване на срока за уведомяване.
Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице.
Въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала, ще бъдат предприети необходимите действия за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало;
- Прекратяване на вътрешната проверка:
Проверката по сигнала се прекратява в следните случаи:
а) когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по този закон по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;
б) по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;
в) когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата;
В случаите, когато проверката е прекратена на основание букви “а” и “б”, сигнализиращото лице може да подаде сигнал до централния орган за външно подаване на сигнали - КЗЛД.
- Регистър на сигналите
Дружеството поддържа Регистър на сигналите за нарушения, който не е публичен, съгласно чл. 18 от Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
Регистърът съдържа информация за:
- лицето, което е приело сигнала;
- датата на подаване на сигнала;
- засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
- обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
- връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването й в процеса на обработване на сигнала;
- информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето й;
- предприетите последващи действия;
- резултатите от проверката по сигнала;
- периода на съхраняване на сигнала.
Информацията, вписана в регистъра, се съхранява по начин, който гарантира нейната поверителност и сигурност.
Външни канали за подаване на сигнали
Сигнали за нарушения могат да бъдат подавани и до националния орган за външно подаване на сигнали – Комисия за защита на личните данни, или до съответните публични органи.
Утвърдил: Александър Божилов - Управител
Дата на утвърждаване: 15.12.2023 г.
Формуляр за регистриране на сигнал за подаване на информация за нарушения по ЗЗЛПСПОИН